Toda empresa necesita llevar un registro exacto y confiable de cada una de sus transacciones financieras. Con este fin, por años se han utilizado lo que conocemos como libros contables, una especie de registro en donde se asientan los movimientos financieros en cierto orden y con distintos grados de especificación. En esta entrada hablaremos de uno de esos libros, denominado Libro Mayor.
¿Qué es el Libro Mayor de contabilidad?
En términos de contabilidad, el libro mayor es un registro cronológico de las diferentes cuentas contables de una empresa. Cada página de este libro se dedica a una cuenta contable, y se divide en cinco columnas: la primera para la fecha del movimiento, la segunda para el concepto, la tercera es la del debe, en la cuarta se anota el haber y en la quinta el saldo restante.
La información que se anota en el libro mayor procede de otros libros usados en contabilidad, principalmente del Libro Diario y otros libros auxiliares, lo que explica por qué se utiliza el adjetivo ‘mayor’ para diferenciarlo de otros registros. En el libro mayor se asientan los movimientos contables comprendidos durante un periodo de tiempo determinado, generalmente un mes.
Por ejemplo, pensemos en los distintos proveedores que pudiera tener una empresa textil. Para anotar las transacciones con cada proveedor, la empresa utiliza un libro auxiliar distinto, creando así varias subcuentas. A fin de mes, toda esa información se anota en el Libro Mayor de Proveedores, creando una sola cuenta con la suma de cada uno de los montos del debe, el haber y el saldo restante.
¿Cuál es la función del libro mayor?
Aunque es cierto que llevar el libro mayor no es una obligación en términos fiscales, su uso es de gran ayuda para agilizar las gestiones contables de cualquier empresa. Entre las principales funciones del libro mayor figuran las siguientes:
- Controlar en forma individual los cargos y abonos anotados en el libro diario.
- Facilitar la consulta de una cuenta en particular para ver su estado y saber cuáles han sido los últimos movimientos.
- Llevar un control estricto sobre los bienes y las obligaciones de la empresa.
- Saber el saldo que va quedando en cada cuenta por las operaciones registradas.
Algunos términos relacionados con el uso del Libro Mayor
A fin de entender mejor el funcionamiento y la importancia del Libro Mayor, es necesario aclarar el significado de algunos términos que suelen usarse en relación a este. Principalmente, hay que entender qué es el Libro Diario, qué es una cuenta contable y qué significan los términos Debe y Haber, entre otros.
¿Qué es el Libro Diario?
El Libro Diario es uno de los documentos de carácter obligatorio que todo comerciante debe llenar y validar en un registro mercantil. En este documento quedan reflejadas, día a día, todas y cada una de las operaciones relativas a la actividad de una empresa. Puesto que el libro diario recoge el primer registro de una transacción, se le considera como el registro contable principal.
El libro diario está conformado por todos los asientos contables de una empresa, los cuales deben contener, como mínimo, la siguiente información:
- Número del asiento.
- Fecha.
- Cuenta del debe.
- Cuenta del haber.
- Importe.
- Concepto de la operación.
¿Cuál es la relación del libro diario con el libro mayor? Pues bien, entre las principales funciones del libro diario está la de proporcionar toda la información necesaria para crear el libro mayor. Mientras que en el primero se hacen anotaciones diarias de cada transacción, en el segundo se anotan las operaciones mercantiles agrupadas en cuentas contables y de forma mensual.
¿Qué es una cuenta contable?
La cuenta contable es la subdivisión básica de la contabilidad que hace posible la clasificación y agrupación de las transacciones diarias de una empresa, y se define como un registro en un sistema contable que permite rastrear el incremento o la disminución de un activo, pasivo, patrimonio, ingreso o egreso específico.
Cada cuenta contable individual es almacenada en el libro mayor, proceso que permite la creación de un registro ordenado y de fácil lectura que se utiliza para preparar los estados financieros al final de un periodo contable. Toda esta información económica y financiera puede ser transmitida de la empresa a las autoridades tributarias, accionistas, gerentes, etc.
¿Qué es un asiento contable?
Cuando se habla del libro mayor y del libro diario, se suele usar el término ‘asiento contable’ para hacer referencia a cada anotación que se hace con el objetivo de reflejar una operación contable realizada por la empresa. Todos los asientos contables se anotan en el Libro Diario, que a su vez se usa para llenar el Libro Mayor.
Cada asiento contable es en realidad un reflejo numérico de una operación o hecho contable realizado por la empresa en su día a día. En otras palabras, para que exista un asiento contable, antes la empresa debe haber llevado a cabo una operación contable o transacción. La anotación de un asiento contable debe tener básicamente tres elementos: DEBE, HABER, y FECHA.
- En la columna del DEBE se anotan los aumentos de las partidas de activo y de gasto, así como las disminuciones de las partidas de pasivo, patrimonio e ingreso.
- En la columna del HABER se anota el incremento en las partidas de pasivo, patrimonio y de ingreso, así como las disminuciones de las partidas de activo y gasto.
- Es esencial anotar la fecha del registro de la operación contable.
Asimismo, en el asiento contable hay que indicar el nombre de la cuenta contable, que generalmente se anota en la parte superior central de la hoja, a modo de título. En la columna del DEBE el importe se anota orientado hacia la izquierda, mientras que en la columna del HABER se anota orientado hacia la derecha. Para que el asiento contable esté ‘cuadrado’, el importe total de ambas columnas debe ser el mismo.
Diferencias entre el libro diario y el libro mayor
Finalmente, conviene repasar cuáles son las principales diferencias entre el libro diario y el libro mayor. Ambos registros son de gran utilidad para la gestión contable de cualquier empresa, y son dos libros de contabilidad que reflejan la misma información, pero distribuyéndola de forma diferente.
El libro diario contiene los asientos contables de todos los movimientos económicos que tiene la empresa en su día a día, mientras que en el libro mayor se anotan los mismos movimientos, pero clasificados en categorías. Esto permite llevar un control más preciso de los ingresos y egresos de cada cuenta contable, y tener acceso rápido a los saldos resultantes.
Por otro lado, es bueno recordar que, mientras el libro diario es de carácter obligatorio y debe ser avalado por una autoridad mercantil, el libro mayor es opcional y, por lo tanto, no necesita se registrado ante ninguna autoridad. Ahora bien, el uso de este documento conlleva algunas ventajas que enumeramos a continuación.
Ventajas de usar el libro mayor
- Permite ver el estado de cada cuenta contable expresada cronológicamente.
- Se usa con mucha frecuencia junto con el Balance de Situación, puesto que es muy fácil de interpretar.
- Es muy útil para conocer el saldo de cada cuenta contable durante un periodo de tiempo prolongado (mensualmente, como mínimo).
