Las transacciones comerciales, como la compraventa de mercancías, ameritan la presencia de documentos legales que las respalden y faciliten su ejecución. De esta forma, quienes intervienen en un negocio pueden conocer el estado de la transacción y a la vez proteger sus derechos. El albarán es uno de esos documentos, y en esta entrada te explicaremos qué es y cómo hacer uno.
¿Qué es un albarán?
Un albarán es un documento mercantil en el que se detalla y acredita la entrega y recepción de un pedido o la ejecución de un servicio entre dos o mas partes. El término ‘albarán’ procede de una palabra árabe que significa literalmente ‘prueba’ o ‘justificante’, lo que ayuda a comprender mejor su uso en las transacciones comerciales e impide que se le confunda con otros documentos, como la factura.
Mediante un albarán, se establece la existencia de una transacción y se garantiza que se ha ejecutado de conformidad con lo requerido por las partes intervinientes, pero sin acreditar el pago de la misma. En otras palabras, el albarán respalda la entrega o recepción de una mercancía, pero su mera existencia no garantiza que el pago por esta se haya hecho.
El albarán es emitido por el emisor o vendedor, es decir, la persona que envía la mercancía, y lo normal es que se emitan tres copias: una para el vendedor, otra para el comprador y una tercera para el transportista. Una vez ha recibido la mercancía, el comprador le envía una copia firmada al vendedor y conserva la suya.
¿Quiénes intervienen en un albarán?
- El vendedor del producto o servicio, quien es la persona encargada de emitir el albarán al momento de hacer la entrega de la mercancía o la ejecución del servicio, detallando las condiciones acordadas en el presupuesto previo.
- El comprador del producto o servicio, quien debe firmar la copia del albarán una vez haya corroborado que la mercancía ha sido entregada conforme a lo pactado o que el servicio ha sido ejecutado apropiadamente.
Tipos de albaranes
Los albaranes pueden clasificarse en dos tipos: albaranes valorados y albaranes sin valorar. Veamos cuáles son las funciones que cumple cada uno y los casos en que deben usarse.
Albarán valorado
Se denomina albarán ‘valorado’ porque en él se incluye el importe unitario de cada uno de los productos o servicios que son objetos de una transacción comercial, así como los descuentos que se le apliquen a estos, el Impuesto al Valor Agregado (IVA) y el valor total de la transacción.
Aunque es muy similar a una factura, solo posee efectos informativos, no tributarios. Ahora bien, como incluye el precio unitario de cada producto, este tipo de albarán es muy apreciado por los clientes, ya que les permite consultar el importe de las mercancías antes de que se haya emitido la factura correspondiente.
Este tipo de albarán suele ser usado por las empresas que facturan por periodos de tiempo determinados. Por ejemplo, pensemos en una empresa que despecha pedidos a un comprador durante todo un mes para entonces emitir una factura mensual. A lo largo del mes, la empresa podrá emitir varios albaranes valorados, que finalmente serán incluidos en la única factura a fin de mes.
Albarán sin valorar
El albarán sin valorar contiene una descripción detallada de la mercancía entregada o el servicio prestado, pero sin incluir su valor económico. Por lo general se emite junto con la factura, y es especialmente apreciado por las empresas a la hora de gestionar la logística de sus almacenes, facilitando el control de la mercancía.
Este tipo de albarán en particular puede usarse como documento mercantil, ya que les permite a las empresas dejar constancia de las operaciones comerciales que han realizado. Se emplea comúnmente por las empresas que emiten más de una factura en periodos de tiempo diversos, y puede usarse para exigir el pago de facturas pendientes.
¿Cómo hacer un albarán?
No existe un formato único para la elaboración de un albarán, pero sí es posible identificar algunos datos básicos que siempre deben incluirse en un documento como este. Dichos datos son los siguientes:
- Lugar y fecha de emisión.
- Numeración única del documento. Al igual que una factura, los albaranes deben estar enumerados con una serie propia.
- Datos identificativos del comprador o cliente, lo que incluye nombre, apellidos o razón social, domicilio, teléfono, nombre y número del documento de identificación, etc.
- Datos identificativos del vendedor.
- Descripción de los productos o servicios, así como la cantidad de estos.
- Medio por el cual se envían las mercancías.
- Lugar designado para la entrega de las mercancías.
- Firma del receptor.
Si quieres ahorrar tiempo y esfuerzo en la confección de un albarán, lo más conveniente es que tengas a mano todos los datos a incluir en el mismo, especialmente los relacionados con el cliente y su pedido. De hecho, existen formatos digitales que son muy fáciles de rellenar y que pueden enviarse por correo electrónico.
Importancia de un albarán
Gracias a la presencia de un albarán, el comprador puede comparar la mercancía que ha recibido con el pedido hecho, a fin de verificar que ha recibido exactamente lo que ha solicitado. Una vez que ha comprobado que todo está en orden, debe firmar la copia del albarán que será devuelta al vendedor.
Para el comprador es muy valioso recibir albaranes que contengan información clara y que sean fáciles de leer y comprender, especialmente si estos se van a incluir en una única factura a fin de mes.
Por su parte, una vez que el vendedor recibe del comprador la copia del albarán debidamente firmada, tendrá una constancia legal de que ha entregado la mercancía correctamente y de que el comprador la recibió conforme. Así, se libra de responsabilidad sobre la mercancía y podrá confeccionar la factura, en caso de no haberlo hecho.
Finalmente, otra figura que se beneficia de la presencia de un albarán es la empresa transportista, puesto que dicho documento firmado por el comprador le permite constatar que el transportista de turno ha cumplido con su responsabilidad de custodiar, trasladar y entregar correctamente la mercancía.
Diferencias entre albarán y factura
En ocasiones, la función de un albarán suele confundir con la de una factura, en especial cuando se trata de albaranes valorados. Con todo, es esencial aprender a diferenciar entre un documento y otro a fin de evitar malentendidos legales que pueden traer serias consecuencias fiscales, tanto para el comprador como para el vendedor.
Básicamente, la principal diferencia entre una factura y un albarán es que este último carece de funciones tributarias y no es obligatorio en una transacción comercial, mientras que la factura sí. Además, una factura puede contener referencias directas a uno o varios albaranes, en cuyo caso la presencia de los albaranes es esencial para darle validez legal a la factura.
Queda claro que un albarán no es una factura ni la sustituye. Este documento no es válido a efectos fiscales si no está acompañado con la factura que lo menciona. Por lo tanto, al momento de recibir mercancías que adjunten un albarán, debemos cerciorarnos de que más tarde se nos envíe la factura correspondiente.
Finalmente, si la factura contiene toda la información de las transacciones mercantiles realizadas durante un periodo de tiempo determinado, no hace falta conservar lo albaranes asociados a dicha factura.
