Una factura proforma es un documento previo a la factura que sirve para presentar un presupuesto al cliente. No tiene validez comercial, ya que se utiliza para echar un vistazo previo a los detalles financieros de un producto o servicio. En ella se incluyen, como en las facturas convencionales, la base imponible, el concepto del bien o servicio y los impuestos a aplicar.
No hay que confundirla con un presupuesto, ni tampoco con una factura comercial. Sigue leyendo si quieres saber más sobre las facturas proforma.
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¿Cuándo se utiliza una factura proforma?
La factura proforma se puede utilizar cuando se realiza una operación comercial internacional o como documento informativo.
Una factura proforma tiene un fin informativo. No tiene validez legal, contable ni fiscal. Por lo tanto, Hacienda no puede aceptarla como documento.
Sin embargo, como hemos dicho, este tipo de factura suele utilizarse para:
- operaciones comerciales internacionales, ya que, además de informar de las condiciones del servicio, hay que entregarlo en Aduana cuando se exportan mercancías a países extracomunitarios.
- también se utiliza para detallar el precio final de un producto o servicio. De esta manera, el cliente sabrá, imuestos incluidos, todos los detalles de vuestra transacción.
Puede que te estés preguntando si la factura proforma puede servir como algún tipo de justificante de que se ha comenzado una relación económica… En principio, no. El documento no tiene validez legal ni jurídica. Hemos encontrado blogs en internet que dicen lo contrario, pero NO es así.
¿Qué diferencia hay entre una factura y una factura proforma?
La diferencia principal entre una factura y una factura proforma es que la primera tiene validez legal y fiscal, y la segunda no (pues es un mero documento informativo). Además, se diferencian también en que, aunque tengan los mismos datos, la factura proforma no contiene una numeración y, además, en la cabecera hay que indicar que la factura es proforma.
¿Qué diferencia hay entre una factura factura proforma y un presupuesto?
La diferencia principal entre una factura y un presupuesto es que el presupuesto ofrece una idea aproximada del precio, pero la factura proforma representa el precio final. Otra de las diferencias es que el presupuesto puede variar y, además, es el primer paso que se da cuando un cliente pregunta por los precios. La factura proforma ya sería un paso más, un documento con fines informativos que ya se emite cuando ha comenzado la relación comercial.
Decir también que ninguno de los dos documentos tiene validez legal. Sin embargo, es cierto que la factura proforma puede ser ligeramente más vinculante. De todas maneras, solo la factura comercial será la que acredite la transacción comercial entre dos personas.
¿Cómo se hace una factura proforma?
Para realizar una factura proforma solo tienes que copiar todos los elementos de la factura comercial, pero indicando en la cabecera el nombre «FACTURA PROFORMA» y omitiendo enumerarla. También se recomierda no incluir ninguna firma.
En nuestro artículo sobre cómo hacer una factura ya te indicábamos qué datos debes incluir, pero lo repetimos por si acaso
- Fecha de emisión.
- Identificación del proveedor: nombre comercial, CIF, dirección…
- Identificación del destinatario: nombre comercial, CIF, dirección…
- Descripción de la operación: concepto, cantidad, precio unitario…
- Base imponible.
- Cuota de IVA.
- Precio total.
Ejemplo factura proforma
¿Tiene la factura proforma validez jurídica?
No, definitivamente la factura proforma no tiene validez jurídica. Aunque en algunos blogs indican que sí, lo cierto es que este documento es meramente informativo, pero nunca vinculante. Sería extraño que se aceptase en un juicio.
Es por ello que, desde nuestro despacho, aconsejamos a todos los autónomos y empresas que NO empiecen a trabajar antes de firmar un contrato con el cliente. De esta manera, si el cliente decide retirarse cuando el servicio está a medias, podrás probar que hubo una relación comercial. También te recomendamos mantener toda la correspondencia por email, ya que es un formato que se puede aceptar en un juicio.
Por otra parte, recuerda que una factura comercial expedida en el momento en el que se termina un trabajo es un documento vinculante entre dos partes.
¿Tienes dudas sobre la factura proforma? Déjanoslas en los comentarios.
