Para presentar las cuentas anuales por internet a través de la web del registro o bien de manera presencial en el Registro Mercantil Provincial. Necesitarás llevar la documentación necesaria y hacerlo antes de que pasen tres meses tras el cierre del ejercicio contable.
Cualquier sociedad está obligada a presentar sus cuentas en el Registro Mercantil. De no hacerlo, la empresa puede enfrentarse a una sanción. Hoy vamos a explicar cómo presentar las cuentas anuales de la empresa, entre muchas otras dudas al respecto. Quédate con nosotros y acompáñanos en esta guía sobre las cuentas anuales.
Recuerda que en Viola Pérez podemos presentar las cuentas anuales por ti. Contacta con nosotros si necesitas ayuda.
¿Qué son las cuentas anuales?
Las cuentas anuales son el cómputo de la situación financiera de una sociedad: gastos, ingresos, beneficios y resumen de la trayectoria. Gracias a ellas, un tercero puede conocer el patrimonio de la empresa al ingresar en el Registro Mercantil. Se considera que las cuentas anuales son los documentos más fehacientes a la hora de realizar una investigación, ya que su presentación no permite modificar los datos a posteriori. De ahí que sea obligatorio presentar las cuentas anuales.
Las cuentas anuales están formadas por los siguientes documentos.
Documentos de las cuentas anuales.
- Balance: refleja el patrimonio neto de la sociedad. El documento refleja los activos de la empresa (aquello que posee, como su liquidez, sus bienes…) y los pasivos (deudas, gastos…).
- Cuenta de pérdidas y ganancias. Gracias a este documento se conoce si una empresa sufre pérdidas o tiene beneficios.
- Estado de cambios en el patrimonio neto.
- Estado de flujos de efectivo (solo lo presentan las empresas que tengan balance abreviado, el cual explicamos a continuación).
- Memoria. En la memoria se coloca toda aquella información que sea útil para los accionistas. Por ejemplo: decisiones tomadas por la Administración, logros u objetivos.
¿Qué es el balance abreviado?
El balance abreviado es el equivalente al balance ordinario, pero mucho más simple. No necesita de tantos detalles y es más fácil de hacer. Incluye las cuentas mencionadas anteriormente, pero abreviadas.
Una sociedad puede presentar un balance abreviado cuando cumple, al menos, dos de las siguientes condiciones:
- El activo no supere los 4 millones de euros.
- El importe neto de su cifra anual de negocios no supere los 8 millones de euros.
- El número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 50.
¿Es obligatorio presentar las Cuentas Anuales?
Sí, es obligatorio presentar las cuentas anuales, pero solo para las siguientes sociedades mercantiles:
- sociedades limitadas
- sociedades anónimas
- sociedades extranjeras pero con sucursal en España
- sociedades colectivas
- sociedades comanditarias por acciones
- sociedades de garantía recíproca
- fondos de pensiones
Por su parte, las sociedades unipersonales y los autónomos no están obligados a presentar estas cuentas, según dicta el Código de Comercio.
Las cuentas deben presentarse cada doce meses y debidamente firmadas por el administrador de la empresa. Recordamos que no presentar las cuentas anuales puede provocar sanciones.
¿Cuándo se deben presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil?
El plazo de presentación de las cuentas anuales termina a el 31 de julio, siempre que el cierre del ejercicio fiscal de la empresa caiga en 31 de diciembre, que es lo habitual. Si ese no es tu caso, tendrás que calcular 30 días desde la aprobación de las cuentas anuales por la Junta General.
Estos serían los plazos legales para formular, legalizar, aprobar y depositar los libros de cuentas de una empresa a lo largo de un año (si su cierre fiscal cae a 31 de diciembre):
- Formulación de las cuentas anuales por los administradores de la entidad (3 meses siguientes al cierre): 31 de marzo de 2021.
- Legalización de los libros contables: Libro Diario, Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: Hasta el 30 de abril de 2021.
- Aprobación de las cuentas anuales por la Junta General: Hasta el 30 de junio de 2021.
- Depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil de tu provincia: Hasta el 30 de julio de 2021.
Con esta lista puedes calcular tu propio período de presentación de cuentas anuales.
¿Cómo presentar las cuentas anuales en el registro mercantil?
Puedes presentar las cuentas anuales de manera presencial o telemática en el registro.
Para que las cuentas sean aprobadas tendrán que llevar la firma de los siguientes agentes:
- El empresario si su persona física corresponde con la jurídica.
- Los socios con responsabilidad ilimitada.
- El administrador o administradores.
A continuación, vamos a explicarte las dos maneras de hacerlo.
¿Cómo presentar las cuentas anuales de manera presencial?
Deberás acudir a tu Registro Mercantil Provincial. Recuerda que debes presentar las cuentas anuales en la misma provincia donde está domiciliada la empresa. Puedes presentar las cuentas en papel o en digital (dvd, pendive), pero nunca en ambos formatos.
Deberás llevar la siguiente documentación:
- Instancia de presentación de las cuentas.
- Hoja de datos generales de identificación.
- Declaración medioambiental.
- Modelo de autocartera.
- Las cuentas anuales:
- Balance.
- Cuenta de pérdidas y ganancias.
- Estado de cambios en el patrimonio neto.
- Estado de flujos de efectivo (en caso de que se tenga la obligación de formularlo).
- Memoria.
- Certificación de la aprobación de las cuentas anuales.
- Si se tiene obligación de formular informe de gestión y someter las cuentas a auditoría externa:
- Informe de gestión.
- Informe de auditoría, cuando la sociedad esté obligada a auditarse o si la minoría lo solicitase.
- Certificación acreditativa de que las cuentas depositadas se corresponden con las auditadas.
En el propio registro te indicarán qué hacer y qué documentos llevar al solicitar cita previa.
¿Cómo presentar las cuentas anuales telemáticamente?
Para presentar las cuentas anuales de tu empresa por internet sigue los siguientes pasos:
- Dirígete a la página oficial del Registro Mercantil y descarga el programa “Depósito Digital de Cuentas Anuales (D2)”. (Se supone que esto ya deberías haberlo hecho en un principio).
- Una vez instalado el programa, crea un nuevo depósito. Le puedes dar el nombre que tú quieras.
- Puedes cargar los archivos pertinentes si tienes un programa de contabilidad que los genere, o bien rellenar todos los datos de forma manual.
- Verifica con el programa si no hay errores.
- Ve a «Formularios» y haz clic en “Generar el depósito y la huella digital“.
- Dirígete a la web de registradores.org y pincha en «presentación telemática > acceso con certificado > presentar cuentas».
- Elige si quieres hacer la presentación telemática completa o mixta.
- Carga el fichero que obtuviste antes.
- Dale a enviar y listo.
¿Y si cometo un error al presentar las cuentas de la empresa?
Si cometes un error, puedes corregirlo volviendo al registro o bien presentando de nuevo tus archivos por internet.
- De manera presencial: dirígete al registro Mercantil con el justificante de presentación que te dieron y pide los archivos que contienen errores.
- Por internet: vuelve a hacer la presentación con los documentos corregidos.
¿Pueden sancionarme por no presentar las cuentas anuales de la empresa?
Sí, el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) puede sancionarte con una multa de 1.200 a 60.000 euros. Si, además, el volumen de facturación de la empresa es superior a 6.000.000 euros al año, el límite de la multa por cada año de retraso se elevará a 300.000 euros.
Ten en cuenta que no presentar las cuentas anuales es considerado como una infracción. Como tal, caduca a los tres años. Por lo tanto, si el Instituto de Contabilidad te sanciona, solo podrá hacerlo en los tres años anteriores.
