Un libro de ventas e ingresos es un documento donde una empresa o autónomo debe registrar todas sus transacciones comerciales. Estas transacciones, que corresponderan a ingresos y ventas, deben anotarse en el libro por orden cronológico, acompañadas de sus respectivas facturas. La finalidad de este libro auxiliar es que quedan registradas las actividades de la entidad para que Hacienda pueda acceder fácilmente a la información. Por lo tanto, es obligatorio llevar uno.
Lo general es que el libro de ventas e ingresos de una pyme o autónomo sea el libro de facturas emitidas, ya ordenadas por fecha de creación. Sin embargo, muchas veces el autónomo o pyme tiene ese libro en un Excell propio. Esto no tiene por qué ser malo, pero Hacienda siempre prefiere que se utilicen sus propias plantillas, ya que un Excell se puede modificar y falsificar.
Gracias al libro de ventas e ingresos, los profesionales por cuenta propia pueden saber cuál ha sido su volumen de facturación y realizar la contabilidad pertinente. Con este registro, pueden calcular los impuestos a pagar en su declaración de la renta, del IVA o del IRPF.
¿Qué es una venta?
Una venta es un intercambio de un bien por una cantidad de dinero determinada. En una venta se intercambia un producto sobre el que se transfiere el derecho de propiedad. También se puede generar una venta por un servicio.
¿Qué es un ingreso?
Un ingreso es una cantidad determinada de dinero que se gana en un ejercicio económico a partir del dinero generado por las ventas.
Entendiendo estos dos conceptos podemos determinar que un libro de ingresos y ventas es un resumen de todas las ventas y cuánto dinero han generado.
¿Qué datos debe incluir un libro de ventas e ingresos?
- Fecha
- Número de la factura
- Concepto
- Valor de la transacción
- IVA devengado
Además, un libro de registro de facturas debe contener datos adicionales.
- Número de la misma y la fecha de facturación.
- Datos de la empresa o el empresario: nombre y apellidos, razón social, CIF y domicilio (de la empresa)
- Datos del que recibirá la factura (si es pertinente).
- Concepto de la factura.
- Importe sin IVA.
- IVA agregado y desglosado si se da el caso.
- Importe total.
- Forma de pago.
Aquí puedes aprender cómo hacer una factura.
¿Cómo hacer tu propio libro de ventas e ingresos?
Para hacer tu propio libro de ventas e ingresos tienes tres alternativas: dejarlo en manos de una gestoría, crear tu libro en hojas de cálculo o utilizar alguna aplicación de software de contabilidad.
Pero si lo que quieres es hacerlo por ti mismo, sigue estos pasos.
Identifica tu negocio
Abre una pestaña de Excell con los siguientes datos:
- Actividades realizadas
- Epígrafe I.A.E (Impuesto de Actividades Económicas)
- Domicilio
- Provincia
Esta será tu portada del libro.
Crea tu plantilla de registros
Ahora abre otra pestaña donde incluyas los siguientes datos que te dejamos como ejemplo de libro de ventas e ingresos a continuación:
| Nº. Reg | Fecha | Nº. Fra | Cuenta | Concepto/Cliente | Base imponible | Tipo | IVA repercutido | Compensa (Rég. agricultura) | Importe total |
| 1 | 01/01/22 | 1 | EMPRESA INVENTADA SL | 1.000 | 18 | – | |||
| 2 | 23/01/22 | 2 | NO EXISTO SA | 40,54 | 18 | – | |||
| 3 | 12/02/22 | 3 | OTRA EMPRESA SL | 25.122 | 18 | – | |||
| 4 | 30/02/22 | 4 | PERITO PALOS | 10 | 18 | – | |||
| 5 | 01/03/22 | 5 | SOCIEDAD SL | 84 | 18 | – | |||
| 6 | 01/04/22 | 6 | ANONIMOS SA | 42 | 18 | – |
También puedes descargarte las plantillas de libro de ventas que ofrece la Agencia Tributaria, aunque son bastante confusas.
¿Cuánto tiempo se debe guardar un libro de ventas e ingresos?
Deberías guardar el libro de ventas e ingresos como mínimo durante 6 años, aunque nosotros te recomendamos que lo alargues a 10 o que, incluso, lo conserves para siempre. Por otro lado, si es la gestoría la que te lleva la contabilidad, no habrá problema porque ellos tendrán siempre a mano todos tus libros.
Además, si el problema es que todos tus registros son en papel y no tienes espacio para guardarlos, siempre puedes digitalizar todos tus documentos.
