Se recomienda guardar las facturas de tu empresa durante, por lo menos, 5 años. Ese es el tiempo mínimo, ya que, tras 5 años, Hacienda ya no podría investigar tus cosas. Sin embargo, el asunto no es tan simple. Según sea el caso, podríamos «tirar» las facturas a los 4 años, o tener que guardarlas hasta que pasen, por lo menos, 10 años.
Por eso, hoy vamos a explicarte cuánto tiempo debes guardar las facturas y cómo debes guardarlas. Ojo, porque asuntos tan simples como ordenar correctamente la documentación pueden significar librarse o no de una multa de Hacienda.
¿Qué es una factura?
Una factura es un documento que registra la actividad económica que se ha realizado entre dos partes. Una de esas partes da un producto o servicio a la otra que, a cambio de su disfrute, paga un precio.
En la factura no solo viene reflejado el valor de ese intercambio, sino también los datos de la empresa que ofrece el producto o servicios, así como los impuestos y las retenciones que deben aplicarse:
- IVA (siempre)
- IRPF (solo si se da el caso)
- Impuestos Especiales
Sin una factura, no existe registro de la actividad. Por lo tanto, en todo intercambio económico debe realizarse una factura. Puedes consultar nuestro artículo sobre cómo emitir una factura sin ser autónomo o qué hacer si Hacienda comprueba mis facturas para investigar más sobre el tema.
¿Cómo debo guardar mis facturas?
Debes guardar tus facturas en papel o en formato digital, debidamente ordenadas. No se admiten fotocopias o copias de las facturas, ya que Hacienda debe acceder a su contenido original. Si las recibiste en papel, deben conservarse en papel. Si las recibiste en digital, puedes conservarlas en digital.
Aclaremos esto.
Puedes recibir una factura de un restaurante al que le has pedido un ticket de empresa en papel. O puedes recibirla en tu correo electrónico. O puedes recibirla en papel y en correo electrónico. Ya sabemos que todo depende de lo moderno que sea el restaurante (incluso habrá casos en los que ni siquiera nos dejen hacer factura de empresa).
En el primer caso, deberás conservar esa factura en papel porque no existe una copia digital a la que Hacienda pueda acceder para cerciorarse de que es válida.
En el segundo caso, puedes destruir la copia en papel, ya que hay un registro digital de la factura.
Y en el tercer caso, como solo tendrías la factura digital, ya no hace falta que te preocupes por imprimirla: basta con que la conserves en algún sistema de almacenamiento.
¿Y dónde guardo mis facturas?
Las facturas debes guardarlas en tus libros de registro. Estás obligado a llevar un libro de registro, y probablemente, si has delegado esta tarea, tu contable los tenga guardados. Si no, deberías tenerlos tú.
En un libro de registro se van colocando las facturas una a una y por orden cronológico, diferenciándolas entre gastos e ingresos. Estos libros pueden ser físicos o pueden ser digitales. Hacienda acepta ambos, siempre que los considere fiables. Por ejemplo, un Excel podría NO ser un registro fiable, ya que en dos minutos se puede alterar. Sin embargo, la mayoría de los autónomos eligen crear en una hoja su libro de registros, y con esto hay que tener mucho cuidado.
¿Qué facturas debo guardar?
Si eres una empresa o un autónomo, debes guardar todo tipo de facturas relacionadas con tu actividad económica y empresarial. En la web de la Agencia Tributaria dejan bien claro cuáles son:
- Facturas emitidas.
- Facturas recibidas que puedas deducir.
- Albaranes.
- Todo tipo de tickets, como por ejemplo, el pago de impuestos de aduanas.
Piensa que, en una inspección o en un requerimiento, Hacienda siempre te pedirá que justifiques tus ingresos y tus gastos con tus facturas. Si no los tienes, será difícil defenderte.
Vale, y ahora que ya sabemos todo esto viene la pregunta del millón.
¿Por cuánto tiempo debo guardar las facturas de mi empresa para Hacienda?
La respuesta definitiva es: aunque deberías guardar las facturas durante, por lo menos, 5 años, lo recomendable es que las guardes para siempre. Nunca se sabe qué puede pasar. Para Hacienda, un impuestos prescribe tras 5 años. Pero es que un delito fiscal no prescribe hasta que pasan 10 años. Aunque sería extraño que te acusaran de un delito fiscal si lo llevas todo a rajatabla, no sería extraño que si, por ejemplo, eres una empresa que factura mucho, Hacienda quiera revisar tus cuentas.
Por lo tanto, es sumamente importante mantener un orden y una organización óptimos en tu papeleo. Esto puede hacerlo tu gestor por ti, aunque lo normal es que una empresa tenga su propio departamento de contabilidad, con un espacio de almacenaje donde guardar todas las facturas.
¿Qué hago si no tengo las facturas?
Si no tienes las facturas porque las tiraste o no las encuentras, Hacienda podría sancionarte. Por lo tanto, la mejor recomendación que podemos darte es que las encuentres.
Sin embargo, si no hay nada que hacer, te pedimos que contactes con nosotros. Recuerda que, en Viola Pérez, podemos ayudarte si Hacienda te ha requerido que presentes tus facturas y no las encuentras, las tiraste o no sabes qué hacer. Somos expertos en defender al contribuyente ante la Agencia Tributaria.
